Audit Siklus Jasa Personalia

I.                   MERENCANAKAN AUDIT ATAS SIKLUS JASA PERSONALIA

Siklus personalia suatu perusahaan meliputi kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang bersangkutan dengan pemberian kompensasi kepada pimpinan dan pegawai perusahaan. Jenis-jenis kompensasi ini meliputi gaji, upah per jam, dan insetif, komisi, bonus, opsi saham, dan tunjangan karyawan. Siklus personalia berkaitan dengan dua siklus lain. Pembayaran kompensasi kepada karyawan dan pembayaran pajak penghasilan karyawan yang dipotong perusahaan dari penghasilan karyawan berhubungan dengan transaksi pengeluaran kas dalam siklus pengeluaran. Kemudian, pendistribusian biaya tenaga kerja pabrik ke barang dalam proses berkaitan dengan siklus produksi.

Menggunakan Pemahaman tentang Bisnis dan Industri untuk Mengembangkan Strategi Audit. Sebelum melanjutkan audit atas jasa personalia, adalah penting bagi auditor untuk memahami:

a.       Pentingnya jasa personalia bagi keseluruhan entitas.

b.      Sifat kompensasi, karena kompensasi per jam memerlukan sistem pengendalian yang berbeda dengan kompensasi gaji.

c.       Pentingnya berbagai paket kompensasi seperti bonus, opsi saham dan hak apresiasi saham, serta penggajian pensiun.

Tujuan Audit

Tujuan khusus audit untuk siklus personalia adalah sebagai berikut :

Asersi	Tujuan Audit Kelompok Transaksi	Tujuan Audit Saldo Rekening
Keberadaan atau   keterjadian	Biaya gaji dan upah serta biaya PPh karyawan dalam pembukuan berkaitan dengan kompensasi atas jasa yang diberikan selama periode yang diaudit	Saldo utang gaji dan upah serta utang PPh karyawan mencerminkan jumlah yang terutang per tanggal neraca
Kelengkapan	Biaya gaji dan upah serta biaya PPh karyawan mencakup semua biaya yang terjadi untuk jasa personalia selama periode yang diaudit	Utang gaji dan upah serta utang PPh karyawan mencakup semua utang kepada karyawan dan utang kepada Negara per tanggal neraca
Hak dan Kewajiban		Utang gaji dan upah serta utang PPh karyawan adalah kewajiban perusahaan klien
Penilaian atau Pengalokasian	Biaya gaji dan upah serta biaya PPh karyawa telah dihitung dengan teliti dan telah dicatat	Utang gaji dan upah serta utang PPh karyawan telah dihitung dengan teliti dan telah dicatat.Distribusi biaya tenaga kerja pabrik telah dihitung dan dicatat dengan benar
Penyajian dan Pengungkapan	Biaya gaji dan upah serta biaya PPh karyawan telah diidentifikasi dan dikelompokkan dengan benar dalam laporan rugi-laba	Utang gaji dan upah serta utang PPh karyawan telah diidentifikasi dengan benar dalam neraca.Laporan keuangan telah memuat pengungkapan yang tepat tentang program pension dan program benefit lainnya

Menggunakan Mengembangkan Strategi Audit Pemahaman tentang Bisnis dan Industri untuk Mengembangkan Strategi Audit

Hal-hal yang penting untuk dipahami auditor sebelum mengaudit siklus jasa

pesrsonalia :

• Pentingnya jasa personalia bagi keseluruhan entitas
• Sifat kompensasi, karena kompensasi per jam memerlukan sistem pengendalian yang berbeda dengan kompensasi gaji.
• Pentingnya berbagai paket kompensasi seperti bonus, opsi saham dan hak apresiasi saham serta perjanjian pensiun.

Jika kompensasi suatu entitas terutama didasarkan atas gaji dan menunjukkan hubungan yang dapat diprediksi dengan pemberian jasa, maka auditor dapat menekankan pada prosedur analitis dalam pengembangan strategi audit. Jika beban kompensasi didasarkan atas upah per jam dan menunjukkan tingkat variabilitas yang tinggi sepanjang periode berjalan, maka auditor dapat menekankan pendekatan penilaian tingkat risiko pengendalian yang lebih rendah.

Materialitas, Risko Bawaan, dan Prosedur Analitis

A.                Materialitas

Untuk perusahaan-perusahaan jasa dan perusahaan professional, jasa personalia biasanya merupakan salah satu pos biaya yang besar. Pada lembaga-lembaga pendidikan, jasa personalia pada umumnya merupakan pengeluaran yang utama. Perkembangan yang pesat pada perusahaan-perusahaan jasa menyebabkan semakin pentingnya peranan tenaga kerja, sehingga siklus jasa personalia pada banyak perusahaan merupakan bidang audit yang material. Di lain pihak, saldo rupiah utang gaji dan upah pada umumnya tidak begitu signifikan, namun pengungkapan yang berkaitan dengan opsi saham dan program pensiun biasanya merupakan pengungkapan yang material.

B.                 Risko Bawaan

Auditor umunya tidak begitu khawatir dengan asersi kelengkapan pada siklus personalia, karena kebanyakan pegawai akan segera beraksi untuk menagih kepada majikannya jika mereka tidak dibayar tepat pada waktunya. Namun kecurangan (asersi keberadaan atau keterjadian) merupakan masalah besar bagi auditor. Volume transaksi pembayaran tenaga kerja bisa cukup tinggi. Pada perusahaan manufaktur, dasar perhitungan upah kotor bisa berupa waktu dan atau jumlah hasil kerja. Oleh karena itu, perhitungan bisa menjadi masalah yang kompleks dan risiko bawaan untuk asersi penilaian dan pengalokasian bisa menjadi tinggi. Sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahawa risiko bawaan cukup tinggi untuk asersi keberadaan atau keterjadian, penilaian atau pengalokasian,serta penyajian dan pengungkapan.

C.                Prosedur Analitis

Prosedur analitis sangat bermanfaat dalam mengidentifikasi kecurangan potensial seperti misalnya apabila gaji atau upah kotor pegawai lebih tinggi dari jumlah yang diperkirakan auditor. Prosedur ini akan sangat efektif apabila auditor bisa menggunakan pernagkat lunak audit digeneralisasi, mengelompokkan pegawa berdasar kategori pegawai, dan kemudian menganalisis gaji atau upah rata-rata per kategori pegawai.

Mempertimbangkan Komponen Pengendalian Internal

Seperti untuk kelompok transaksi utama lainnya, kelima komponen pengendalian internal dianggap relevan dengan siklus jasa personalia. Beberapa faktor lingkungan pengendalian mempunyai relevansi yang bersifat langsung. Keseluruhan tanggung jawab atas masalah personalia seringkali diserahkan kepada wakil direktur hubungan industrial atau tenaga kerja, atau kepada manajer SDM atau personalia. Departemen SDM biasanya bertanggung jawab atas otorisasi pengangkatan personel dan mengotorisasi pembayaran gaji, upah, serta tunjangan. Dewan direktur biasanya menetapkan gaji pejabat dan bentuk-bentuk kompensasi pejabat lainnya. Departemen yang mungkin secara signifikan terlibat dalam pemrosesan transaksi gaji dan upah meliputi pencatatan waktu, penggajian, serta kantor bendahara. Aktivitas pemantauan yang dapat diterapkan atas penggajian mencakup umpan balik dari karyawan mengenai masalah pembayaran, umpan balik dari badan pemerintah mengenai masalah pelaporan serta pembayaran pajak gaji dan upah, penilaian efektivitas pengendalian gaji dan upah oleh auditor internal,dan pengawasan kompensasi eksekutif oleh komite audit.

II.        AKTIVITAS PENGENDALIAN - TRANSAKSI PENGGAJIAN
A.        Dokumen dan Catatan yang Lazim

Dokumen dan catatan berikut ini penting dalam melaksanakan serta mencatat mencatat transaksi penggajian :

a.       Otorisasi personalia

b.      Kartu absen/clock card

c.       Tiket waktu/time ticket

d.      Register penggajian

e.       Rekening bank untuk penggajian imprest

f.       Cek gaji

g.      Ikhtisar distribusi biaya tenaga kerja

h.      SPT pajak gaji dan upah

i.        File personalia karyawan

j.        File induk data personalia

k.      File induk penghasilan karyawan

B.        Fungsi-fungsi dan Pengendalian yang Terkait

Pemrosesan transaksi penggajian melibatkan fungsi-fungsi penggajian berikut ini :

a.       Memulai transaksi penggajian yang mencakup :

§  Mengangkat karyawan

§  Mengotorisasi perubahan gaji dan upah

b.      Penerimaan jasa, mencakup :

§  Menyiapkan data kehadiran dan pencatatan waktu

c.       Pencatatan transaksi penggajian, mencakup :

§  Menyiapkan daftar serta mencatat gaji dan upah

d.      Pembayaran gaji dan upah, mencakup :

§  Membayar gaji dan upah serta menjaga upah yang belum diambil

§  Menyerahkan SPT pajak gaji dan upah

C.        Memperoleh Pemahaman Dan Menilai Risiko Pengendalian

Proses penilaian risiko pengendalian untuk transaksi penggajian dimulai dengan mengidentifikasi potensi salah saji serta pengendalian yang diperlukan. Pengujian atas pengendalian yang terprogram untuk mendukung penilaian risiko pengendalian yang rendah biasanya akan mencakup suatu pengujian langsung atas program tersebut, pengujian atas pengendalian umum untuk memastikan bahwa program itu tidak dapat diubah tanpa otorisasi dan pengujian atas prosedur yang menindaklanjuti penyimpangan / pengecualian. Auditor biasanya akan menguji pengendalian ini dengan mengajukan pertanyaan kepada sejumlah individu yang terlibat dalam menjalankan sistem tersebut, memeriksa dokumen dan laporan serta melakukan kembali pengendalian atas beberapa transaksi untuk memastikan bahwa pengendalian telah dijalankan secara efektif.

III.       PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS SALDO PENGGAJIAN

Pengujian substantif saldo-saldo penggajian/ pengupahan biasanya dilakukan pada tanggal neraca atau mendekati tanggal neraca.

1.                  Penentuan Risiko Detektif

Pengujian pengendalian atas efektivitas pengendalian untuk risiko ini memungkinkan auditor untuk menetapkan tingkat risiko deteksi pada tingkat rendah, sehingga tingkat risiko deteksi bisa diterima untuk kebanyakan asersi penggajian/ pengupahan adalah moderat atau tinggi. Akibatnya, pengujian tersebut seringkali dibatasi hanya dengan menerapkan prosedur analitis atas rekening-rekening biaya dan utang biaya yang bersangkutan,serta pengjuian detil terbatas. Apabila prosedur analitis menunjukkan adanya fluktuasi yang tidak wajar, mak diperlukan pengujian detil lebih banyak.

2.                  Perancangan Pengujian Substantif

Program audit yang bisa dipertimbangkan untuk mengaudit saldo rekening utang gaji/ upah sama dengan apa yang telah diidentifikasi. Namun dalam hal ini auditor tidak perlu mengkonfirmasi utang gaji/ upah. Uraian tentang pengujian substantif khusus untuk saldo-saldo penggajian/ pengupahan yang akan dijelaskan di bawah ini dibatasi hanya prosedur-prosedur berikut :

Ø  Menghitung ulang utang-utang yang berkaitan dengan penggajian/ pengupahan

Ø  Mengaudit program kesejahteraan karyawan dan program pensiun

Ø  Mengaudit opsi saham

Ø  Melakukan verifikasi atas kompensasi kepada para pejabat perusahaan

3.                  Menentukan Risiko Deteksi

              Pengujian substantif atas saldo-saldo gaji dan upah seringkali dibatasi pada penerapan prosedur analitis atas akun-akun beban dan pos-pos akrual yang terkait, serta pengujian rincian yang terbatas. Jika prosedur analitis trsebut mengungkapkan fluktusi yang tidak diduga, maka akan diperlukan pengujian rincian yang lebih ekstensif.

4.                  Merancang Pengujian Substantif

Apabila tidak terungkap fluktuasi yang tidak diduga leh prosedur ini, auditor sudah memperoleh bukti yang mendukung tujuan audit yang berkaitan dengan asersi ekstensi/keberadaan atau keterjadian, kelengkapan, serta penilaian atau alokasi. Yaitu :

a.       Menghitung kembali jumlah-jumlah akrual

b.      Mengaudit tunjangan karyawan dan program pension

c.       Mengaudit opsi saham dan hak apresiasi saham

d.      Memverivikasi kompensasi pejabat

IV.       JASA BERNILAI TAMBAH DALAM SIKLUS JASA PERSONALIA

Pada saat mengaudit beban dan profitabilitas seorang akuntan public akan sering mengevaluasi statistic produktivitas karyawan. Apabila karyawan bisa lebih produktif maka perusahaan akan dapat mencapai profitabilitas yang lebih baik dalam industri. Para akuntan publik biasanya memiliki keterampilan dalam mengembangkan cara agar pusat-pusat pertanggungjawaban bertanggung jawab atas penggunaan sumber daya mereka dalam hal ini sumber daya gaji dan upah.

Akuntan publik dapat membantu klien dengan :

Ø  menyarankan ukuran produktivitas karyawan yang tepat atau dengan

Ø  mengidentifikasikan langkah-langkah yang dapat diambil klien untuk meningkatkan produktivitas karyawan.