Audit Sumber Daya Manusia

1. Pengertian Audit SDM

Audit merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitasekonom i yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan (Arens, 1997, p. 1). Sedang, Audit SDM adalah pemeriksaan kualitas kegiatan sumber daya manusia secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004, p. 548). Menurut (Gomez-Mejia, 2001 :28), Audit sumber daya manusia merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu perusahaan.

Selain itu, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan.

Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa potensi SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 12 Mei 2008). Secara lebih terinci, audit SDM juga memberi feedback dan kesempatan untuk:

1. Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM, yang meliputi: rekrutmen dan seleksi, pelatihan, dan penilaian kinerja.

2. Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan.

3. Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan secara berkelanjutan.

4. Mengidentifikasi berbagai masalah strategi dan administratif implementasi fungsi SDM.

5. Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM.

6. Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundang-undangan, kebijakan dan regulasi pemerintah.

7. Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi SDM.

8. Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan kegiatan SDM.

9. Memperbaiki kualitas staf SDM.

10. Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting dan mempromosikan perubahan serta kreatifitas.

2. Fungsi SDM

1. Merupakan penilaian atas berbagai fungsi yang dijalankan departemen SDM.

2. Untuk setiap aktivitas SDM yang dinilai, tim audit perlu melakukan hal-hal sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab

b. Menentukan tujuan

c. Meninjau kebijakan dan prosedur untuk mencapai tujuan

d. Mengambil sampel arsip sistem informasi SDM untuk menilai apakah kebijakan dan prosedur diikuti dengan benar

e. Mempersiapkan laporan

f. Mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki kesalahan

g. Menindaklanjuti rencana tindakan untuk melihat apakah permasalahan bisa terselesaikan

3. Manfaat Audit SDM

Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM mengevaluasi aktifitas SDM yang digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan pengendalian kualitas keseluruhan yang mengevaluasi aktifitas SDM dalam suatu perusahaan. Manfaat dari audit SDM ini antara lain yaitu:

1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan.

2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM.

3. Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara karyawan departemen SDM.

4. Memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM.

5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM.

6. Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis.

7. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku.

8. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif.

9. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan didalam departemen SDM.

4. Tujuan Audit SDM

Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM bertujuan untuk:

1. Menilai efektifitas SDM.

2. Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki.

3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam.

4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut.

Selain memiliki tujuan seperti diatas, Audit SDM juga memiliki tujuan antara lain:

1. Menilai apakah program / aktivitas SDM telah berjalan secara ekonomis, efektif, dan efisien.

2. Memastikan ketaatan-2 berbagai program / aktivitas SDM terhadap ketentuan hukum, peraturan & kebijakan yang berlaku di perusahaan.

3. Mengidentifikasikan berbagai hal yg masih dapat ditingkatkan terhadap aktivitas SDM dalam menunjang kontribusinya terhadap perusahaan.

4. Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi, dan efektifitas berbagai program/aktivitas SDM.

5. Ruang Lingkup

Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan-kegiatan SDM perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di audit. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997, p.226).

1. Sistem Informasi SDM

1.1 Informasi Analisis Jabatan

· Standard jabatan

· Deskripsi jabatan

· Spesifikasi jabatan

1.2 Rencana SDM

· Estimasi permintaan dan penawaran

· Inventori keahlian

· Bagan dan ringkasan penggantian

1.3 Administrasi Kompensasi

· Tingkat gaji, upah, dan insentif

· Paket tunjangan

· Layanan perusahaan bagi karyawan

2. Penyediaan dan Pengembangan Karyawan

2.1 Rekrutmen

· Sumber rekrutmen

· Ketersediaan calon karyawan

· Lamaran kerja

2.2 Seleksi

· Rasio seleksi

· Prosedur seleksi

· Kesetaraan kesempatan

2.3 Pelatihan dan Orientasi

· Program orientasi

· Tujuan dan prosedur pelatihan

· Tingkat pembelajaran

2.4 Pengembangan Karir

· Keberhasilan penempatan internal

· Program perencanaan karir

· Upaya pengembangan SDM

3. Kontrol dan Evaluasi Organisasi

3.1 Penilaian Kinerja

· Standard dan ukuran kinerja

· Teknik penilaian kinerja

· Wawancara evaluasi

3.2 Hubungan Karyawan-Manajemen

· Kepatuhan hokum

· Hak-hak manajemen

· Penyelesaian perselisihan

3.3 Kontrol SDM

· Komunikasi karyawan

· Prosedur kedisiplinan

· Prosedur perubahan dan pengembangan

3.4 Audit SDM

· Fungsi SDM

· Manajer operasi

· Umpan balik karyawan

6. Audit Strategi Perusahaan

a. Strategi perusahaan berkaitan dengan cara perusahaan menciptakan keunggulan bersaing.

b. Memahami strategi perusahaan sangat penting bagi manajemen SDM, karena MSDM bisa dikatakan ‘efektif’ hanya jika mampu berkontribusi bagi tercapainya sasaran stratejik perusahaan.

c. Para karyawan departemen SDM bisa mempelajari strategi perusahaan lewat wawancara dengan para ekskutif kunci, mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan melakukan peninjauan lingkungan secara sistematis guna mengungkap tren-tren yang berubah.

d. Departemen SDM harus mengaudit fungsinya, kepatuhan manajerial, dan penerimaan para karyawan atas kebijakan dan praktik SDM dalam kaitannya dengan rencana stratejik perusahaan.

7. Audit Kepatuhan Manajemen

a. Menilai sejauh mana kepatuhan para manajer dalam melaksanakan berbagai kebijakan dan prosedur SDM.

b. Audit ini juga bisa memperbaiki citra dan kontribusi departemen SDM bagi perusahaan.

c. Para manajer operasi akan lebih menghargai departemen SDM ketika tim audit meminta masukan dari mereka dan menindaklanjuti masukan tersebut.

8. Audit Kepuasan Karyawan

a. Kinerja departemen SDM dinilai efektif jika mampu mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus juga memenuhi kebutuhan para karyawan.

b. Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka cenderung akan timbul turnover, kemangkiran, dan aktivitas serikat pekerja.

c. Untuk mengetahui seberapa baik kebutuhan karyawan telah terpenuhi, tim audit mengumpulkan data dari para karyawan.

d. Tim audit mengumpulkan informasi mengenai upah, tunjangan, praktik kepenyeliaan, asistensi rencana karir, dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka.

Contoh Kasus:

AUDIT MANAJEMEN UNTUK MENILAI EFEKTIVITAS FUNGSI SUMBER DAYA

MANUSIA

(STUDI KASUS PADA FAKULTAS X)

Oleh: Brenda Tiffani & Akie Rusaktiva Rustam, SE., MSA., Ak.

Universitas Brawijaya, Jl. MT. Haryono 165, Malang

Email: brendatiffany@gmail.com

METODOLOGI PENELITIAN

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan studi kasus. Jenis penelitian ini memungkinkan hasil yang berbeda untuk topik dan lokasi penelitian yang berbeda. Definisi penelitian menurut Sekaran (2006:7) dalam bukunya yang berjudul Research Methods For Business-Metodologi Penelitian untuk Bisnis adalah penyelidikan atau investigasi yang tekelola, sistematis, berdasarkan data, kritis, onjekstif, dan ilmiah terhadap suatu masalah spesifik, yang dilakukan dengan tujuan menemukan jawaban atau solusi terkait.

Metode deskriptif adalah penelitian yang mengukur dan menggambarkan tentang suatu fenomena sosial tertentu dengan cara menghimpun fakta, tetapi tanpa melakukan pengujian hipotesis (Arikunto, 1995 dalam Pramono 2012:33). Studi kasus yaitu pengumpulan data dengan menggunakan beberapa elemen diselidiki secara mendalam (Marzuki, 2000 dalam Pramono 2012:33)

Metode penelitian deskriptif meliputi kegiatan pengumpulan data, penyusunan data, dan analisis data. Studi deskriptif yang menampilkan data dalam bentuk bermakna, dengan demikian membantu untuk :

1. memahami karakteristik sebuah kelompok dalam situasi tertentu,

2. memikirkan secara sistematis mengenai berbagai aspek dalam situasi tertentu,

3. memberikan gagasan untuk penyelidikan dan penelitian lebih lanjut, dan/atau

4. membuat keputusan tertentu yang sederhana (Sekaran, 2006:160).

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menilai apakah fungsi sumber daya manusia di dalam entitas telah berjalan secara efektif sehingga mampu mencapai tujuan entitas. Objek penelitian ini adalah fungsi sumber daya manusia di Fakultas X di salah satu Universitas Negeri di Malang yang berlokasi di Jalan Veteran, Malang.

Penelitian ini difokuskan pada fungsi personalia (SDM) pada Fakultas X yang meliputi audit manajemen terhadap fungsi-fungsi SDM yang diselenggarakan oleh entitas, yang mencakup:

a. Perencanaan sumber daya manusia;

b. Rekruitmen sumber daya manusia;

c. Seleksi sumber daya manusia;

d. Pelatihan dan pengembangan tenaga kerja;

e. Perencanaan dan pengembangan karier;

f. Penilaian kinerja;

g. Kompensasi;

h. Perlindungan tenaga kerja;

i. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dan pemensiunan.

Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif yaitu data yang tidak berbentuk angka yang merupakan landasan pemikiran teoritis dan berkaitan dengan penelitian yang dilakukan. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan data primer berupa hasil wawancara dengan Kasubbag Keuangan dan Kepegawaian Fakultas X dan pegawai lainnya, serta hasil kuisioner yang disebarkan ke beberapa orang pegawai. Sedangkan data sekunder dalam penelitian ini diperoleh dengan cara dokumentasi. Data yang diperlukan dalam penelitian ini antara lain sejarah Fakultas X, visi, misi, dan tujuan Fakultas X, struktur organisasi Fakultas X, uraian dan spesifikasi pekerjaan, standar operasional dan prosedur, Peraturan Pemerintah yang terkait dengan pelaksanaan fungsi SDM Fakultas X, Kebijakan Universitas yang menaungi Fakultas X, Jumlah Karyawan.

Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan melakukan beberapa metode antara lain dengan wawancara, observasi, dokumentasi, dan kuisioner. Analisis data merupakan bagian dari proses pengujian data yang hasilnya dapat digunakan sebagai bukti yang memadai untuk menari kesimpulan.

Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis kualitatif. Analisis kualitatif diberikan dalam bentuk uraian atas data kualitatif yang dikaitkan dengan data lainnya untuk mendapatkan kejelasan terhadap suatu kebenaran atau memperoleh gambaran baru, menguatkan gambaran yang sudah ada atau sebaliknya. Adapun langkah-langkah dalam analisis data adalah sebagai berikut:

1. Pemeriksaan Pendahuluan

Tahap pemeriksaan pendahuluan dilakukan di Fakultas X untuk mendapatkan informasi latar belakang. Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan dan mempelajari data dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam penelitian serta menemukan informasi latar belakang dan gambaran umum mengenai program audit yang dilaksanakan. Selain itu. Penulis juga melakuan penelaahan terhadap berbagai literatur, peraturan, ketentuan dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diperiksa serta menganalisa informasi-informasi yang diperoleh untuk mengidentifikasi hal-hal yang nantinya berpotensial menimbulkan masalah maupun kelemahan dalam perusahaan. Beberapa informasi yang diperoleh antara lain:

a. Gambaran umum Fakultas X berupa sejarah, visi, misi, lokasi, struktur organisasi dan beberapa informasi mendasar lainnya.

b. Penyelenggaraan fungsi SDM, terutama yang berkaitan dengan fungsi-fungsi SDM yang meliputi perencanaan, rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan, perencanaan karier, penilaian kinerja, kompensasi, perlindungan tenaga kerja, dan pemutusan hubungan kerja dan pemensiunan. Kebijakan dalam fungsi SDM seperti pengakuan, fasilitas, peraturan kerja, jaminan pemeliharaan keselamatan dan kesehatan kerja, pemberian kompensasi, kenaikan pangkat.

2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen yang dimiliki entitas menjadi pedoman yang digunakan oleh para manajer dan supervisor untuk mengendalikan proses yang berjalan agar sesuai dengan tujuan entitas. Peneliti perlu melakukan peninjauan terhadap sistem pengendalian manajemen entitas untuk memahami kondisi yang sebenarnya terjadi dan apakah sistem pengendalian manajemen telah mampu menciptakan efektivitas dalam fungsi SDM. Dengan pengujian ini, peneliti dapat memberikan penilaian terhadap bagian-bagian yang berpotensi lemah dan dapat menimbulkan masalah pada perusahaan. Selanjutnya, tujuan audit dapat ditetapkan sebagai dasar dalam pemeriksaan selanjutnya.

3. Pemeriksaan Terinci

Peneliti menganalisis temuan-temuan data dengan menggunakan criteria, causes dan effects yang diperoleh selama melaksanakan audit sumber daya manusia pada Fakultas X. Analisis tersebut berupa:

Kriteria atau criteria, merupakan standar atau norma yang harus dipatuhi oleh setiap bagian dalam entitas. Kriteria digunakan sebagai bahan pembanding yang dapat disamakan dengan tolak ukur. Dengan kriteria, penulis dapat menetapkan apakah suatu kondisi itu menyimpang atau tidak. Kriteria yang dijadikan standar dalam penelitian adalah:

· Undang-undang dan Peraturan Pemerintah

· Rencana SDM Fakultas X

· Berbagai kebijakan dan peraturan SDM

· Tujuan setiap program SDM Fakultas X

· Standard Operating Procedure (SOP) yang dimiliki Fakultas X

· Standar evaluasi (ukuran kinerja) yang telah ditetapkan Fakultas X

Penyebab atau causes, merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisasi yang menyebabkan terjadinya kondisi SDM yang ada saat ini, termasuk tindakan-tindakan yang seharusnya dilakukan untuk memenuhi criteria tetapi tidak dilakukan oleh manajemen atau karyawan entitas.

Akibat atau effects, merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif menunjukkan program/aktivitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Akibat negatif dalam pembahasan penelitian ini akan ditunjukkan melalui simbol (-). Sedangkan akibat positif menunjukkan bahwa program/aktivitas telah terselenggara secara baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan. Akibat negatif dalam pembahasan penelitian ini akan ditunjukkan melalui simbol (+). Dari elemen-elemen ini maka dapat diketahui sejauh mana keberhasilan manajemen dalam mengelola sumber daya manusia.

4. Penyusunan rekomendasi dan laporan audit

Peneliti membuat rekomendasi yaitu berupa tindakan korektif atas kelemahan signifikan yang ditemukan maupun kelemahan potensial yang terdapat pada fungsi spesifik sumber daya manusia sehingga diharapkan dapat meningkatkan aktivitas fungsi sumber daya manusia lebih efektif. Rekomendasi termuat dalam laporan audit. Laporan audit dinyatakan dalam bentuk sederhana dan dengan kalimat yang mudah dipahami. Laporan audit memuat tentang informasi latar belakang, kesimpulan audit dan disertai dengan temuan-temuan audit sebagai bukti pendukung kesimpulan tersebut, serta ruang lingkup dari audit yang dilakukan.

Pengukuran efektivitas fungsi sumber daya manusia dilakukan dengan membandingkan output dari program/kebijakan dengan tujuan organisasi maupun tujuan dari program/kebijakan itu sendiri. Apabila output dari program/kegiatan memberikan kontribusi besar pada tujuan organisasi atau program/kegiatan dapat dikatakan efektif. Sedangkan apabila output dari program/kegiatan tidak memberikan kontribusi yang besar tehadap tujuan organisasi atau program/kegiatan tersebut maka dapat dikatakan tidak efektif.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Menurut pendapat Mahmudi “Efektivitas merupakan hubungan antara output dengan tujuan, semakin besar kontribusi (sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan, maka semakin efektif organisasi, program atau kegiatan” (Mahmudi, 2005:92). Dari pendapat tersebut maka pengukuran efektivitas fungsi sumber daya manusia dilakukan dengan membandingkan output dari program/kebijakan dengan tujuan organisasi maupun tujuan dari program/kebijakan itu sendiri. Apabila output dari program/kegiatan memberikan kontribusi besar pada tujuan organisasi atau program/kegiatan dapat dikatakan efektif. Sedangkan apabila output dari program/kegiatan tidak memberikan kontribusi yang besar tehadap tujuan organisasi atau program/kegiatan tersebut maka dapat dikatakan tidak efektif. Berikut akan dibahas mengenai hasil audit yang telah dilakukan oleh penulis:

i. PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Tujuan audit perencanaan sumber daya manusia adalah untuk memastikan bahwa Fakultas X memiliki fungsi perencanaan sumber daya manusia, perencanaan sumber daya manusia pada Fakultas X telah dilaksanakan, perencanaan sumber daya manusia telah efektif dan telah memenuhi kebutuhan tenaga kerja serta memberikan kontribusi bagi pencapaian tujuan Fakultas, dan perencanaan sumber daya manusia pada Fakultas X telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan Perencanaan SDM telah dilakukan oleh Fakultas X dengan menuangkannya dalam Rencana Strategis Fakultas, Program Kerja Dekan, dan juga melalui mekanisme Rancangan Biaya dan Anggaran untuk masing-masing subbagian. Perencanaan SDM ini mengacu pada analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Thread) sehingga telah memperhatikan faktor internal maupun eksternal karena perencanaan SDM yang maksimal harus mengadopsi berbagai perubahan lingkungan bisnis dan organisasi yang tejadi, sehingga dapat memenuhi tuntutan perubahan. Perencanaan SDM juga telah memperhatikan rasio dan beban kerja karyawan sebagai pedoman dalam melakukan perekrutan.

Dari pengembangan criteria, causes, effect yang dilakukan oleh penulis, perbandingan antara kriteria dengan pelaksanaan menunujukkan efek yang positif. Pelaksanaan telah berjalan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, rencana anggaran di bidang SDM telah dilaksanakan ke dalam program-program dan dipertanggung jawabkan dengan baik. Dari hasil wawancara dan kuisioner juga dapat disimpulkan bahwa program-program yang dilaksanakan memberikan dampak yang positif bagi karyawan. Walaupun ada beberapa perencanaan SDM yang belum dapat terlaksana seperti penyelenggaraan sistem pengawasan melalui mekanisme reward dan punishment.

Perencanaan SDM yang dibentuk oleh Fakultas X telah dilaksanakan dengan baik dan hasilnya telah memberikan kontribusi bagi tercapainya tujuan Fakultas meskipun ada beberapa target yang belum tercapai. Oleh karena itu, penulis menyimpulkan bahwa perencanaan SDM pada Fakultas X efektif.

ii. REKRUTMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Tujuan audit atas rekrutmen sumber daya manusia adalah untuk memastikan bahwa Fakultas X memiliki prosedur perekrutan tenaga kerja, prosedur perekrutan telah dilaksanakan sesuai dengan SOP, prosedur perekrutan telah memenuhi kebutuhan tenaga kerja pada Fakultas X sesuai kompetensi dan kualifikasi yang telah ditentukan, prosedur perekrutan SDM pada Fakultas X sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Pengembangan perekrutan yang berbasis kebutuhan Fakultas dilakukan dengan melakukan analisis rasio karyawan dibanding mahasiswa dan beban kerja. Perekrutan pada Fakultas X dilakukan melalui jalur CPNS yang dilakukan oleh pemerintah dan perekrutan oleh pihak Universitas. Kebijakan pelayanan satu pintu untuk perekrutan karyawan mulai diberlakukan sejak tahun 2012. Pemberlakuan kebijakan tersebut membuat Fakultas X tidak lagi memiliki wewenang untuk melakukan perekrutan tenaga kerja. Pihak Fakultas hanya diminta untuk mengajukan kebutuhan karyawan kepada pihak Universitas untuk kemudian pihak Universitas yang melakukan perekrutan. Pihak Fakultas juga tidak dilibatkan dalam proses seleksi tenaga kerja, sehingga dalam hal ini Fakultas X hanya menerima output dari proses perekrutan yang dilakukan Universitas. Fakultas X hanya bertugas untuk membuat soal dan proses wawancara. Tidak dilibatkannya pihak Fakultas akan memberikan kemungkinan bahwa tenaga kerja yang terseleksi tidak memenuhi kompetensi dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh Fakultas.

Dari pengembangan criteria, causes, dan effect, terdapat temuan negatif terkait perekrutan yang tidak melibatkan pihak Fakultas dikhawatirkan akan mengakibatkan tenaga kerja yang terseleksi tekadang tidak memenuhi kualifikasi dan kompetensi yang dibutuhkan oleh Fakultas. Proses perekrutan juga belum bisa memenuhi rasio ideal dosen dibanding mahasiswa sesuai dengan standar mutu Universitas dan Fakultas/Program karena adanya pembatasan perekrutan dari Universitas.

Rencana SDM Fakultas X juga belum mengantisipasi penambahan mahasiswa di setiap tahunnya, sehingga perkiraan rasio ideal akan terpenuhi di tahun 2016 bisa saja tidak tercapai. Selain itu calon tenaga kerja yang melamar masih belum memenuhi kompetensi dan kualifikasi yang dibutuhkan sehingga calon tenaga kerja yang lolos seleksi tidak sama dengan jumlah penerimaan. Hal ini tentunya tidak sesuai dengan rencana strategis Fakultas dan tujuan Fakultas. Oleh karena itu, penulis memberikan kesimpulan bahwa prosedur perekrutan tenaga kerja pada Fakultas X tidak efektif .

iii. SELEKSI SUMBER DAYA MANUSIA

Tujuan audit atas seleksi sumber daya manusia adalah untuk memastikan bahwa Fakultas X memiliki prosedur seleksi sumber daya manusia, prosedur seleksi SDM telah dilaksanakan sesuai dengan SOP, prosedur seleksi SDM telah sesuai dengan kebutuhan Fakultas dalam mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi kualifikasi yang ditentukan oleh Fakultas, dan prosedur perekrutan SDM pada Fakultas X sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Wewenang proses seleksi tenaga kerja ini tidak dimiliki oleh Fakultas X, melainkan dilakukan oleh pihak Universitas. Fakultas X berpartisipasi dalam pembuatan soal dan proses wawancara. Seleksi yang dilakukan oleh pihak Universitas dilakukan dengan instrumen yang valid dan oleh pihak-pihak yang profesional, hanya saja terkadang calon tenaga kerja yang lolos seleksi tidak sebanding jumlahnya dengan jumlah tenaga kerja yang diajukan oleh pihak Fakultas sehingga masih belum memenuhi rasio ideal karyawan sesuai standar mutu Universitas dan Fakultas/Program.

Dari pengembangan criteria, causes, effect menunjukkan bahwa prosedur seleksi telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundangan dan dilaksanakan dengan teknik dan instrumen yang valid serta melibatkan panitia yang profesional. Akan tetapi hal negatif yang ditemukan adalah bahwa proses seleksi X terkadang tidak menghasilkan output yang sesuai dengan kualifikasi dan kompetensi yang dibutuhkan. Walaupun terdapat kelemahan, namun secara garis besar pelaksanaan prosedur seleksi telah dilaksanakan dengan baik dan menghasilkan tenaga kerja yang memenuhi kualifikasi yang diminta oleh Fakultas X.

Berdasarkan hal tersebut maka penulis dapat menyimpulkan bahwa prosedur seleksi sumber daya manusia pada Fakultas X efektif.

iv. PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN TENAGA KERJA

Tujuan dari dilakukannya audit untuk memastikan bahwa Fakultas X memiliki prosedur pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, prosedur pelatihan dan pengembangan tenaga kerja telah dilaksanakan sesuai dengan SOP, prosedur pelatihan dan pengembangan tenaga kerja dilakukan sesuai dengan kebutuhan karyawan dan dapat meningkatan kompetensi dan kinerja karyawan dalam mencapai tujuan Fakultas, dan prosedur perekrutan SDM pada Fakultas X sesuai dengan peraturan perundang-undangan Fakultas X telah membentuk perencanaan pelatihan dan pengembangan tenaga kerja serta telah membetuk anggaran untuk pelaksanaannya.

Dari pengembangan criteria, causes, effect diketahui bahwa pelaksanaan prosedur pelatihan dan pengembangan karyawan telah berjalan dengan baik dan sesuai dengan kriteria. Hasil wawancara dan kuisioner juga menunjukkan bahwa pelatihan dan pengembangan karyawan memberikan dampak yang positif bagi karyawan, seperti bertambahnya motivasi kerja, pengetahuan, dan kompetensi yang pada akhirnya dapat mendukung kinerja mereka. Hasil dari prosedur pelatihan dan pengembangan karyawan memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan Fakultas. Oleh karena itu, penulis menyimpulkan bahwa prosedur pelatihan dan pengembangan karyawan pada Fakultas X telah berjalan efektif.

v. PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN KARIER

Tujuan audit atas perencanaan dan pengembangan karier adalah untuk memastikan bahwa Fakultas X memiliki perencanaan dan pengembangan karier, prosedur perencanaan dan pengembangan karier telah dilaksanakan sesuai dengan SOP, perencanaan dan pengembangan karier pada Fakultas X mampu mendorong pegawai untuk meningkatkan produktivitas kerjanya, memastikan bahwa seluruh pegawai diberi kesempatan yang sama untuk melakukan pengembangan karier, dan prosedur perekrutan SDM pada Fakultas X sesuai dengan peraturan perundang-undangan Fakultas X telah memberikan kesempatan bagi seluruh tenaga kerjanya untuk melakukan pengembangan karier, salah satunya untuk pegawai PNS adalah dengan diberikannya kesempatan tugas belajar baik swadaya maupun beasiswa dan juga kenaikan pangkat. Sedangkan untuk tenaga honorer Fakultas X memberikan kesempatan bagi tenaga honorer untuk mengikuti seleksi penerimaan CPNS dengan diberikan rekomendasi bagi yang bersangkutan. Pelaksanaan perencanaan dan pengembangan karier pada Fakultas X telah dilaksanakan sesuai kebutuhan pegawai dan telah memberikan kepuasan bagi pegawai di Fakultas X. Program perencanaan dan pengembangan karier sendiri juga sesuai dengan tujuan Fakultas dan core business Fakultas yaitu pendidikan. Pengembangan karier bagi pegawai PNS melalui tugas belajar mengalami beberapa kendala terkait dokumentasi dan masalah birokrasi dengan pemerintah. Hal ini mengakibatkan dosen-dosen yang telah menyelesaikan tugas belajar belum bisa kembali mengajar. Dalam hal ini pelayanan pendidikan di Fakultas X menjadi terganggu.

Dari penjelasan diatas, program perencanaan dan pengembangan karier pada Fakultas X telah dilaksanakan sesuai kebutuhan pegawai sehingga memberikan kepuasan bagi karyawan. Pelaksanaan program juga terintegrasi dengan tujuan Fakultas dan memberikan kontribusi bagi pencapaiannya meskipun ada beberapa masalah, sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi ini berjalan efektif.

vi. PENILAIAN KINERJA

Audit atas penilaian kinerja bertujuan untuk Untuk memastikan bahwa Fakultas X melakukan penilaian kinerja, memastikan bahwa penilaian kinerja telah dilaksanakan sesuai dengan SOP, penilaian kinerja pada Fakultas X mampu mendorong pegawai untuk meningkatkan produktivitas dan motivasi kerja, memastikan terdapat tindak lanjut dari penilaian kinerja, dan memastikan bahwa prosedur perekrutan SDM pada Fakultas X sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Pelaksanaan penilaian kinerja pada Fakultas X telah berjalan dengan baik. Fakultas X memiliki prosedur penilaian vertikal dan horisontal. Penilaian vertikal dilakukan oleh atasan masing-masing jurusan/bagian kepada bawahannya, penilaian ini dilakukan secara berkala terutama dalam rangka evaluasi untuk memperpanjang kontrak kerja tenaga honorer. Sedangkan penilaian horisontal dilakukan dengan menggunakan kuisioner dimana masingmasing karyawan melakukan penilaian terhadap seluruh karyawan lain yang ada di Fakultas.

penilaian terhadap PNS (Pegawai negeri Sipil) yang ada di Fakultas X juga dilakukan menggunakan DP3 yang dilakukan setahun sekali. Hasil penilaian DP3 ini dijadikan dasar keputusan kenaikan pangkat. Sedangkan untuk kinerja dosen, disediakan kuisioner yang diisi secara online untuk mahasiswa Fakultas X.

Pelaksanaan penilaian kinerja telah sesuai dengan prosedur yang ada dan telah sesuai dengan peraturan perundangan. Di dalam SOP evaluasi kinerja terdapat pemberian insentif berdasarkan hasil evaluasi kinerja, namun di lapangan prosedur pemberian insetif ini masih belum dilaksanakan. Hasil dari penilaian kinerja ini tidak diikuti dengan pemberian reward dan punishment.

Berdasarkan hasil wawancara dan kuisioner yang disebarkan oleh penulis, karyawan dan dosen pada Fakultas X menganggap bahwa penilaian kinerja pada Fakultas X memberikan dampak yang positif bagi kinerja mereka. Penilaian kinerja memberikan mereka bahan refleksi dan introspeksi untuk meningkatkan kinerja. Motivasi lain adalah karena hasil penilaian kinerja merupakan dasar keputusan perpanjangan kontrak dan kenaikan pangkat. Hal ini membuat tenaga kerja pada Fakultas X berusaha agar penilaian kinerja mereka tetap baik agar kontrak kerja tetap diperpanjang maupun agar mendapat kenaikan pangkat.

Dampak positif dari penilaian kinerja terhadap peningkatan kinerja karyawan tentunya memberikan kontribusi siginifikan bagi pencapaian tujuan perusahaan, sehingga penulis menyimpulkan bahwa prosedur penilaian kienrja pada Fakultas X efektif.

vii. KOMPENSASI

Tujuan audit atas kompensasi adalah untuk memastikan bahwa Fakultas X telah memberikan kompensasi yang layak bagi pegawai Fakultas X, memastikan bahwa kompensasi yang diberikan Fakultas X mampu memotivasi pegawai dalam meningkatkan kinerja, produktivitas, loyalitas, dan kedisiplinan, serta memastikan bahwa prosedur kompensasi pada Fakultas X sesuai dengan peraturan perundang-undangan Pemberian kompensasi untuk PNS telah diatur dalam peraturan perundang-undangan dan pelaksanaannya pun sudah sesuai. Pemberian kompensasi untuk tenaga honorer juga telah memenuhi Upah Minimum Regional sesuai UU Ketenagakerjaan. Pegawai PNS juga memperoleh kompensasi diluar gaji pokok berupa tunjangan dan insentif berdasarkan absensi. Sedangkan untuk tenaga honorer insentif tersebut masih belum diberikan. Pemberian insentif berdasarkan absensi hanya akan meningkatkan kedisiplinan karyawan, pemberian insentif ini tidak dapat memotivasi pegawai untuk meningkatkan aspek positif lain seperti produktivitas dan peningkatan kinerja. Hal tersebut tentunya masih belum memenuhi tujuan dari program kompensasi itu sendiri dan tidak berkontribusi banyak pada pencapaian tujuan Fakultas. Oleh karena itu, penulis menganggap bahwa pemberian kompensasi tidak efektif.

viii. PERLINDUNGAN TENAGA KERJA

Audit atas perlindungan tenaga kerja bertujuan untuk memastikan adanya tanggung jawab dari Fakultas untuk menjamin keselamatan dan kesehatan pegawai, memastikan bahwa seluruh pegawai berhak atas perlindungan tenaga kerja, dan memastikan bahwa perlindungan tenaga kerja pada Fakultas X sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Dari pengembangan criteria,causes, effect kita bisa melihat bahwa Fakultas X telah mengembangkan prosedur perlindungan tenaga kerja dengan memebrikan tempat kerja yang aman dan nyaman. Untuk PNS juga telah difasilitasi dengan ASKES (Asuransi Kesehatan) untuk jaminan kesehatan. Untuk tenaga honorer sendiri masih belum ada asuransi kesehatan dan keselamatan, namun dari hasil wawancara diketahui bahwa Fakultas telah merencanakan untuk memberikan asuransi keselamatan kerja bagi tenaga honorer. Dari penjelasan tersebut, maka penulis menyimpulkan bahwa perlindungan tenaga kerja Fakultas X telah berjalan efektif karena program perlindungan tenaga kerja yang ada telah memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

ix. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA (PHK) DAN PEMENSIUNAN

Audit atas Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dan pemensiunan bertujuan untuk memastikan bahwa prosedur pemutusan hubungan kerja dan pemensiunan dilakukan dengan benar, memastikan Fakultas memberikan hak-hak pegawai yang diberhentikan, dan memastikan bahwa pemutusan hubungan kerja dan pemensiunan tidak melanggaran peraturan perundang-undangan. Fakultas X tidak memiliki SOP tersendiri terkait dengan pemutusan hubungan kerja. Karena untuk proses PHK bagi pegawai PNS bukan merupakan kewenangan dari pihak Fakultas melainkan dari pemerintah (Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi), Fakultas hanya memberikan pengajuan pemberhentian kepada pihak Universitas jika memang pegawai yang bersangkutan melakukan tindak pelanggaran. Pemberhentian PNS terkendala masalah birokrasi sehingga terdapat kasus dimana status pegawai setelah dinonaktifkan tidak jelas akibat belum tutunnya SK Pemberhentian dari Dikkkkti. Untuk prosedur PHK tenaga honorer dilakukan oleh pihak Universitas, pemberhentian kontrak juga bisa didasarkan pada evaluasi kinerja apabila yang bersangkutan tidak memenuhi standar penilaian minimal. Sedangkan untuk pemensiunan dilakukan berdasarkan UU No. 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda Pegawai. Prosedur PHK dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundanga-undangan dan telah memperhatikan hak-hak pegawai yang terkena PHK. Oleh karena itu, penulis menyimpulkan bahwa prosedur PHK dan pemensiunan telah berjalan efektif.

KESIMPULAN DAN SARAN

Sebagai hasil akhir dari penulisan skripsi ini, penulis menyusun suatu kesimpulan berdasarkan hasil audit manajemen sumber daya manusia yang telah dilakukan selama penelitian. Dari 9 fungsi sumber daya manusia yang telah diaudit oleh penulis, secara garis besar fungsi-fungsi tersebut telah berjalan efektif. Fungsi sumber daya manusia yang telah berjalan efektif antara lain perencanaan SDM, seleksi sumber daya manusia, pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, perencanaan dan pengembangan karier, penilaian kinerja, perlindungan tenaga kerja, dan pemutusan hubungan kerja (PHK) dan pemensiunan. Sedangkan fungsi sumber daya manusia yang tidak efektif adalah fungsi perekrutan tenaga kerja dan kompensasi.

Dari pengembangan criteria, causes, effect dari masing-masing fungsi ditemukan beberapa kelemahan antara lain perencanaan SDM tidak memperhitungkan penambahan jumlah mahasiswa tiap tahunnya sehingga diperkirakan rasio ideal dosen dibanding mahasiswa masih belum terpenuhi sesuai target yakni di tahun 2016, Fakultas X masih belum melakukan survey kepuasan pegawai sebagai bahan evaluasi dan umpan balik bagi perumusan rencana SDM di periode berikutnya, masih belum terpenuhinya kebutuhan tenaga kerja melalui prosedur perekrutan tenaga kerja yang dilakukan oleh pihak Universitas, tidak dilibatkannya pihak Fakultas dalam panitia seleksi tenaga kerja yang dilakukan oleh Universitas, program perencanaan dan pengembangan karier belum terdokumentasi dengan baik, tidak adanya mekanisme reward dan punishment yang mengacu pada penilaian kinerja yang diselenggarakan Fakultas sehingga karyawan kurang termotivasi untuk meningkatkan kinerjanya, dan pemberian insentif berdasarkan absen hanya memotivasi kedisiplinan karyawan tidak dengan aspek positif lainnya, serta terakhir adalah adanya beberapa masalah birokrasi dengan pemerintah.

Rekomendasi yang bisa diberikan penulis kepada Fakultas X adalah agar mempertimbangkan penambahan jumlah mahasiswa sebelum membuat kebijakan mengenai perekrutan, Fakultas juga dapat mempertimbangkan untuk melakukan penilaian kepuasan karyawan sebagai umpan balik pembentukan rencana SDM berikutnya, dilibatkannya pihak Fakultas dalam prosedur perekrutan dan seleksi tenaga kerja untuk memberikan keyakinan bahwa output telah memenuhi kualifikasi dan kompetensi yang dibutuhkan Fakultas, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia agar dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan karyawan dan dilaksanakan secara berkesinambungan, dokumentasi program perencanaan dan pengembangan karier untuk memudahkan evaluasi, pemberian reward dan punishment sebagai umpan balik bagi karyawan dalam meningkatkan kinerjanya, pemberian insentif jangan hanya didasarkan pada absen karena hanya akan memotivasi kedisiplinan karyawan, insentif bisa diberikan dari hasil penilaian kinerja dan produktivitas karyawan, prosedur PHK yang terkendala masalah birokrasi sebaiknya diantisipasi dengan sikap tanggap baik dari pihak Fakultas maupun Universitas.

Beberapa saran yang dapat penulis berikan berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dapat digunakan sebagai pertmbangan dalam memperbaiki permasalahan yang ada, antara lain Fakultas X hendaknya dapat menjadikan hasil audit sebagai bahan koreksi demi mencapai perbaikan dalam pengelolaan sumber daya manusia, rekomendasi yang diberikan penulis hendaknya dipertimbangkan untuk dilakukan tidak lanjut perbaikan, pihak Fakultas diharapkan dapat melakukan perbaikan-perbaikan dari kelemahan yang ada untuk menciptakan pengelolaan manajemen sumber daya manusia yang lebih baik.